Pour la deuxième conversation avec mes étudiants du CPR 6001 de l’UdeM, nous traiterons de plan de communication.
Les stratégies de communication = répondre aux problématiques
Un plan de communication s’appuie sur l’élaboration de stratégies et celles-ci doivent être conçues en fonction des situations et des problématiques d’une organisation. On peut les qualifier de stratégies défensives, offensives, cooptées, de diversion, de ballons d’essai, de coulage d’information, de recrutement, de promotion, de proximité, d’évitement, de consensus, de partenariat, pour n’en nommer que quelques-unes. La nature des stratégies développées est par essence une approche téléologique, c’est-à-dire orientée vers l’atteinte d’un but et d’objectifs précis. Peu importe le type de stratégie retenu, il servira d’assises au plan de communication pour l’atteinte de ces objectifs. (Maisonneuve 2010) Les publics visés peuvent être dans l’organisation ou dans son environnement externe.
La question pour mes étudiants
En utilisant une organisation de votre choix bien entendu si cela est possible sinon une organisation fictive, illustrer les volets d’un plan de communication que vous proposeriez à la direction de cette organisation?
Au plaisir de vous lire et de commenter !
guylitalien 
Adler Nkouka
/ 12 octobre 2014Volets d’un plan de communication que vous proposerais à la direction de cette organisation
Si la communication organisationnelle correspond à toute information circulant dans l’organisation et ce, par divers moyens, un plan de communication est un document plus ou moins détaillé reprenant l’ensemble des actions de communication prévues pour promouvoir une organisation. Il prend en compte l’ensemble des actions de communication envisagées (marketing direct, publicité, évènementiel, etc..). Il peut toutefois être restreint à un secteur particulier d’une organisation.
Si une clinique de soin a comme problématique « une communication insuffisante dans sa salle d’attende par exemple », y remédier peut être un objectif et le plan de communication que je proposerais comprendra certainement les volets suivants.
Une première partie dite stratégique servira à définir l’objectif que la clinique veut atteindre avec son plan de communication. Ici j’étudierais les environnements interne et externe, décrirais tout ce qui est mandat et problématique générale à résoudre. Cette étape consiste en gros à colliger les données importantes sur la situation de la clinique dans le but de fixer des objectifs de communication. Le volet suivant sera l’identification de la clientèle cible (volet 2). Le rôle de la clientèle dans le processus est de m’aider à identifier leurs attentes en matière de communication. Une fois sondée, leurs attentes seront connues. L’objectif de communication (volet 3) pourra se lire comme suit par exemple : « renforcer la communication dans la salle d’attente en répondant directement aux besoins spécifiques de la clientèle, le tout en 1 an maximum. L’évaluation de l’atteinte de cet objectif se fera par sondage auprès de la même clientèle ».
L’orientation stratégique (volet 4) sera liée à objectif. Pour améliorer la problématique, la stratégie pourra être l’ajout de nouveaux moyens de communications dans la salle d’attente et l’amélioration de ceux déjà existants. Suivra ensuite l’axe de communication (volet 5) où tous supports pourront être utilisés comme les relations interpersonnelles, les affiches… pour recueillir et échanger des informations, renforcer la confiance et les facultés de communication. Dans ce volet d’identifierais les messages à véhiculer qui peuvent être :
– que la clinique a besoin de vous, de vos commentaires
– que la clinique a le souci d’augmenter le service
Une deuxième partie dite opérationnelle comprendra l’identification des moyens (volet 6) y compris ceux déjà existants exemple : dépliants, brochures, écrans dans la salle d’attente, tableau de message…bref je ferais preuve de créativité. Bien sure ses moyens seront évalués. Le volet 7 comprendra une proposition d’actions, de calendrier et de budget ainsi que les contraintes liées à ses actions. Un budget sert à établir les montants à planifier pour la réalisation du plan de communication, le volet 8 sera celui de l’évaluation du plan de communication, cette étape sert à évaluer les résultats. Pour ce faire, il faut revenir à objectif qu’on s’est fixé au départ. Il est aussi très important de mesurer la perception du message et les résultats en cours d’exécution du projet; afin d’effectuer, si nécessaire, des modifications pour atteindre les objectifs visés.
Il est important de souligner qu’un plan de communication nécessite un minutieux travail de recherche d’information, d’analyse, de comparaison, de compilation de données et de rédaction tactique. Le réaliser demande d’être une personne averti
Référence
LIBAERT Thierry (2003). Le plan de communication: Définir et organiser votre stratégie de communication, Ed. DUNOD, ISBN 21-0007
Carime Triana
/ 14 octobre 2014Dans toute organisation doit avoir un plan de communication, lequel est important pour contrôler, planifier et organiser le fonctionnement interne de l’organisation.
Pour proposer un plan de communication à la direction d’une organisation on doit rendre compte les différents volets qui s’utilisent pour atteindre les objectifs. Alors, pour bien illustrer les fonctions de quelques volets, on peut le décrire dans un exemple problématique dans une entreprise fictive, dans ce cas, l’exemple est dans un centre communautaire qui vise à partager des paniers alimentaires aux familles à faible revenu ou d’aide sociale.
Il peut s’agir d’un problème de communication entre la personne chargée de la distribution et ses bénéficiaires, de sorte qu’une congestion se produit dans la livraison du marché, alors on développe quelques volets pour la préparation d’un plan de communication.
Recherche pour résoudre le problème. Dans ce cas, le manque de communication entre les deux parties. C’est à dire, entre l’entreprise et les familles qui se bénéficient du panier alimentaire.
Définir les objectifs. Par exemple, l’objectif principal est d’établir des règles pour réaliser la remise du panier tel que le calendrier et la quantité de produits en fonction du nombre de personnes dans chacune des familles. Par conséquent, on doit identifier des objectifs fixes. Ces objectifs sont divisés en un objectif général et des objectifs spécifiques, en tenant en compte le canal de la communication, car il est le facteur le plus puissant dans le processus.
Établir un ou plusieurs moyens de communication pour atteindre les objectifs, pour le centre communautaire, les appels téléphoniques peuvent être un moyen de communication effectif. Les familles pourraient appeler au centre trois jours avant le jour de la livraison, aussi que la création des panneaux d’affichage pour part de l’entreprise, en soulignant la date et l’heure pour la remise de livraison prédestinée, ces panneaux d’affichage seront placés sur les parties visibles à la communauté.
Allouer les ressources humaines et matérielles pour le développement du plan de communication à l’organisation . Il ne comprit qu’entre autres, d’une personne destinée à recevoir des appels téléphoniques. Il faut aussi d’identifier d’autres ressources technologiques pour bien réussir au plan proposé.
Il est nécessaire de faire un budget pour ce travail en tenant compte tous les coûts supplémentaires.
L’évaluation et rétroaction du plan de communication est fondamentale, de manière qu’on peut qualifier le plan, qu’on peut examiner les résultats pour faire de corrections, de modifier ou de maintenir la stratégie. Cette évaluation sera effectuée chaque mois à partir du premier mois d’avoir commencé le plan et on doit poursuivre pendant les six premiers mois avec la participation des parties impliquées et la direction.
Par conclure, un plan de communication doit être approuvé par la direction pour obtenir des ressources, il doit être clair, pour cela, la langue dans laquelle il s’exprime et comment transmettre doit être accessible à qui il est adressé, le document devrait servir de lien entre l’intégration des membres de l’organisation et les clients, pour le bon fonctionnement de l’organisation est nécessaire d’avoir des objectifs communs généralement axés sur l’amélioration du client.
Adler Nkouka
/ 16 octobre 2014c’est bien mais je trouve que l’objectif n’est pas SMART donc pas évaluable
Yurani Gallo
/ 15 octobre 2014Plan de Communication dans l’Entreprise
Il est important de considérer l’entreprise comme un système ayant une relation constante avec son environnement. Par conséquent, elle a besoin d’établir des canaux de communication interne et externe. Ces derniers lui permettent d’envoyer ou de recevoir des informations dans le temps dont la forme est appropriée à chaque situation.
Pour cela, il est fondamental de disposer d’un plan de communication, pour coordonner les rôles des différents membres de l’organisation, de façon à ce qu’ils contribuent à l’obtention des objectifs de l’entreprise.
Example de plan de communication interne d’une entreprise
1. Objectif :
Fournir à l’entreprise un système adéquat de communication qui lui permet de partager ses valeurs, principes et objectifs. En contribuant à augmenter la mobilisation, la cohésion et le développement, le personnel pour atteindre une gestion plus efficiente.
2. Public-cible :
Tous les départements et les employés de l’entreprise.
3. Plan d’action
Les types de communication qui seront utilisés sont les suivants:
* La communication vers le bas,
* la communication vers le haut,
* la communication horizontale,
* la communication formelle,
* la communication informelle et
* la communication verbale et non verbale.
4. Moyens
* Panneaux d’affichage : Ceux-ci seront placés dans des lieux visibles et fréquentés par les employés.
* Guide d’accueil du nouveau employé : avec le mot de bienvenue du président général, les normes de l’entreprise, l’organigramme, les intégrants etc.
* Brochures de sujets particuliers; par exemple : un plan d’intervention en cas d’une urgence.
* Publications organisationnelles : revue organisationnelle.
* Réunions : celles-ci sont des espaces de communication verbale pour la prise de décisions, et la coordination de tâches, entre autres. Les réunions doivent avoir la diffusion nécessaire, doivent être réalisées dans des lieux adéquats et les employés doivent être convoqués à l’avance.
* Ligne téléphonique
* Boîte aux lettres pour les plaintes et les suggestions
* Technologies de l’information et de la communication : Celles-ci permettent de nouvelles possibilités de communication. Par exemple à travers le courrier électronique, des forums, de la page Web de l’entreprise, du blog interne de l’entreprise, des vidéoconférences etc.
* Sondages aux employés pour connaître leurs opinions sur divers sujets.
Adler Nkouka
/ 16 octobre 2014c’est bien mais je trouve que l’objectif n’est pas SMART donc pas évaluable
MAVINGA JENNY NZUZI
/ 15 octobre 2014Toute organisation doit avoir son plan de communication. Mais, chaque type d’organisations a ses particularités liées à son environnement concurrentiel et à l’endroit géographique où elle (organisation) évolue. Un plan de communication pour une petite entreprise est différent d’une entreprise industrielle avec plus de milliers d’employés. Nous avons choisi une entreprise industrielle évoluant dans un pays en voie de développement la République Démocratique du Congo (R.D.Congo).
La BRALIMA est une entreprise brassicole congolaise. C’est une entreprise qui a plus de 90 ans d’histoire au Congo. En R.D. Congo, cette entreprise détient 60 % de part de marché de bière (avec la marque brassière comme Primus, Mutzig, Heineken, Amstel, Guinness, etc.) et 72 % de part de marché de boissons sans alcool (avec la principale marque Coca-cola). Pour arriver à détenir ce part de marché, elle est devenue une filiale de l’entreprise néerlandaise Heineken International, qui est le 3e brasseur au niveau mondial. Et, elle a aussi signé en 1995 avec Coca-cola un accord de licence exclusif pour l’embouteillage en R.D. Congo de tous les produits du groupe américain. Elle produit environ 5,3 millions d’hectolitres de boissons par année. Elle a 7 sites industriels (usines) avec plus de 3000 employés dans 7 villes congolaises différentes.
Une grosse industrie, comme le cas de la Bralima, n’est pas en contact aussi direct avec le client. Pour surmonter ce handicap dû à la taille, il faut d’autres moyens de rapprocher le client de la fabrication. La communication d’un établissement industriel doit englober une forte innovation enfin de palier à ce handicap.
Comme on l’exige pour la chaîne du froid, la chaîne de communication qui conduit du client au fournisseur de matières premières, ne doit jamais être interrompue dans le processus de fabrication, de commercialisation et de service après-vente.
Les particularismes locaux sont forts. L’organisation doit rechercher la cohérence. La direction de la communication doit mettre en place des plans au niveau central de l’entreprise. Ces plans doivent exprimer les principes et les axes de l’ensemble de l’entreprise. Ils sont déclinés localement sous forme de plan d’actions de communication. Il faudra une stratégie qui sera dissociée avec la stratégie globale de l’entreprise. Comme le dit Jean-Marie AUVINET dans son ouvrage Organiser la Communication en Milieu Industriel, pour un plan de communication, la stratégie doit être centralisée. Un établissement n’existe pas s’il ne s’inscrit pas dans la stratégie globale de l’entreprise. Les sites industriels sont en concurrence les uns par rapport aux autres qu’un axe stratégique comme la qualité totale se retrouve dans tous les sites.
La communication d’une grosse industrie, doit privilégier l’anticipation. C’est pourquoi, il doit faire des plans triennaux et annuels.
Dans les plans triennaux, elle doit prendre en compte des évolutions lourdes telles que l’ouverture de nouveaux sites, de nouvelles lignes de fabrication, l’introduction d’un nouveau produit. Le but est de comprendre comment la communication va être modifiée par la nouvelle organisation. Les plans triennaux ont comme rôle de communiquer sur le changement pour préparer le personnel et l’aider à s’adapter et d’organiser la communication qui sera nécessaire quand les changements seront intervenus.
Dans les plans annuels, elle doit présenter le contexte dans lequel va vivre l’établissement pendant l’exercice considéré, indique les grands thèmes et les grands objectifs que l’entreprise considère comme prioritaire.
Mais les deux plans ne suffissent pas, elle doit tenir compte aussi des grandes variations qui peuvent apparaître au niveau des productions, des événements (exemples les fête de fin d’année, de noël, de paque, des fériés, etc.), dans les relations avec les pouvoirs publics (l’instabilité politique, les guerres en répétions, les réglementations pas clairs quelques exemples que la Bralima doit anticiper compte tenu de la situation de la R.D.Congo) ou les organisations professionnelles locales.
Elle doit s’adapter au fur et à mesure aux campagnes lancées par le réseau commercial. La communication doit être calée, à la fois, sur des tendances à long terme et donc prévisionnelles et sur les événements pour être réactive. C’est le rôle des plans d’actions de communications trimestriels qui sont des mini-plans par leur durée mais qui sont beaucoup plus précis que les plans annuels. Ils sont découpés à la semaine et prévoient dans le détail l’enchaînement des messages.
Comme le dit Jean-Marie AUVINET dans son ouvrage Organiser la Communication en Milieu Industriel, ces mini-plans doivent correspondre aux axes de communication dans le conduisant de la copy-stratégie au message. On y fait ressortir les points qu’il faut accentuer ou freiner. On détermine, à partir de là, les schémas de raisonnement et les axes que l’on souhaite développer sur des sujets tels que l’emploi, les salaires, le produit ou les investissements. On construit un chaînage des raisonnements qui permet de passer le message en plusieurs fois. On anticipe les préoccupations du personnel. Le but de l’opération est de prévoir, semaine par semaine, les journaux télévisés ou les journaux papier pour que le personnel ait en permanence de quoi comprendre ce qui se passe ou de quoi se préparer aux changements qui vont intervenir.
Thierry LIBAERT propose dans son ouvrage intitulé Le Plan de communication : Définir et organiser votre stratégie de communication, une entreprise industrielle comme Bralima doit
• Avoir un plan de communication de recrutement enfin d’attirer des meilleurs candidats, prendre en compte les attentes des différents employés, d’élaborer le plan d’action RH et mobiliser les différents acteurs de l’entreprise ;
• Avoir un plan de communication de développement durable. Toutes industries devraient informer de façon claire, intéressante, sur l’impact de son action sur les aspects environnementaux. Il faut répondre non seulement aux obligations légales ou réglementaires, mais aussi aux attentes des différentes parties prenantes. Le but est de sensibiliser l’entreprise elle-même à ce sujet, pour qu’elle se l’approprie et que cela provoque une réflexion sur le thème de la responsabilité.
Pour argumenter mon billet, j’ai utilisé les articles ci-après :
• http://bralima.net/
• AUVINET, Jean-Marie. 1991. Organiser la communication en milieu industriel, les éditions d’organisation, 159 pages.
• LIBAERT, Thierry. 2008. Le plan de communication : Définir et organiser votre stratégie de communication, 3e édition, Dunod, 265 pages.
Jannick Forcier
/ 16 octobre 2014Le plan de communication vise à supporter la gestion du changement.
Le plan de communication est un incontournable pour satisfaire la communication dans l’entreprise. Pour s’y faire, l’entreprise doit émettre une structure claire et stratégique dans l’éventualité où un changement ou un événement survenait dans l’entreprise et devrait être divulgué à l’interne et/ou à l’externe.
Le plan de communication est unique à chaque situation, il se doit d’être revisité à chaque fois, or, la structure et la planification de la démarche est semblable. Ainsi, le plan de communication effectué sera pour conseiller une entreprise qui fait face à un scandale médiatique.
Pour commencer, il faut ANALYSER la situation, émettre un diagnostic sur l’état actuel de l’entreprise à savoir si elle respecte la mission et les valeurs de l’entreprise. Il faut aussi émettre un portrait clair de la situation sur les réseaux sociaux, c’est-à-dire ressortir les faits saillants et les données émises par les médias.
De surcroit, vous devez définir les OBJECTIFS principaux en fonction de ce que vous attendez de la communication dans cette situation. Par exemple, vers quelle direction guide-t-on l’entreprise. Les objectifs peuvent se situer au niveau de l’image, de la légitimité, l’identité ou la réputation de l’entreprise. Qu’est ce que nous souhaitons véhiculer en tant qu’entreprise suite à ce scandale? Le plus possible ces objectifs doivent être mis sur écrit pour mesurer l’évolution de ceux-ci une fois l’opérationnalisation du plan de communication en cours, et donc, ces objectifs doivent être réalisable pour l’entreprise.
Ensuite, il faut adapter la communication selon le PUBLIC, c’est-à-dire utiliser des outils adéquats pour chaque public. Ainsi, définir par quels moyens nous allons informer le public cible. Par exemple, pour le milieu interne, il est possible de faire des réunions d’équipe ou des communiqués en délégant aux gestionnaires ou a des porte-parole. Les partenaires de l’entreprise peuvent aussi être rejoints par des personnes désignées les mettant à jour sur la situation et la suite décidée par l’entreprise. Finalement, informer l’externe à partir des médias sociaux, journalistes, etc. Une fois les moyens choisis, il faut élaborer le message spécialisé à chaque public.
C’est à l’entreprise de décider quel public cible elle souhaite informer prioritairement, tel qu’informer le personnel de l’organisation avant les médias pour sensibiliser le personnel aux événements vécus et des éventuels changements.
Finalement, une fois tous les enjeux émis, il faut mettre en oeuvre le plan de communication par des STRATÉGIES d’action par public et les STRATÉGIES de communication spécifique par public. Il faut donc réfléchir sur le plan de communication par public et l’approche communicationnelle souhaitée. Une saine intégration des activités de communications dans l’échéancier du projet est primordiale. Élaborer un message clair et destiné à chaque groupe ainsi que des porte-parole. Le message doit véhiculer les avantages tout comme les inconvénients vécus dans cette situation.
L’entreprise peut donc décider de mettre comme objectif de retrouver leur légitimité par différents moyens tels que des conférences à l’interne et à l’externe, déployé par des porte-parole dans les médias et dans l’entreprise dans un délai de 6 mois. Présenter leurs missions et valeurs à partir de leur geste poser concrètement qui rectifie la vision du scandale médiatique.
Bref, ce déploiement de plan de communication permettra par des moyens concrets de maintenir des relations saines entre l’organisation et ses publics cibles; employés, partenaires et milieu externe.
PaTriciAL
/ 16 octobre 2014Un plan de communication doit être concret, structuré et complet. Il répond à ces questions : Où en sommes-nous au sujet de la communication dans notre organisation? Où voulons-nous aller? Comment voulons-nous atteindre nos objectifs de communication ? Avons-nous atteint nos objectifs?
Reprenons ensemble le « RACE » en communication en l’imageant d’un exemple fictif, disons avec une organisation qui s’occupe de la réinsertion sociale de jeunes délinquants en leur permettant de faire les travaux communautaires (ordonnés par le juge) dans une entreprise X avec laquelle ils ont été jumelés selon leurs aptitudes et intérêts.
La RECHERCHE et l’analyse permettent de répondre à la question « où en est cette organisation en matière de communication avec ses diverses parties prenantes? » Il peut être intéressant à cette étape de collecter et d’analyser les données pour l’organisation (l’environnement interne, dont le positionnement de l’organisation) tout en regardant ce que les organisations concurrentes en justice alternative font en matière de communication. L’analyse de l’environnement externe, soit l’image projetée, la réputation de l’organisation est aussi intéressante. Il est à noter que certains aspects légaux liés à la confidentialité sont importants à considérer en matière de communication et de délinquance juvénile.
À mon avis, il est intéressant de diversifier le plus possible les techniques de collecte de données afin d’avoir un mélange de sources formelles et informelles (si on appartient à l’organisation ou si on a un contact à l’interne), primaires et secondaires, internes et externes. En plus de la typique revue de littérature indispensable à toute recherche, il est possible d’effectuer des entrevues en personne avec des éléments clés de l’organisation, des groupes focus avec d’anciens participants au programme d’insertion, un sondage de satisfaction des entreprises partenaires, des rencontres avec la haute direction de ces entreprises, etc.
L’analyse « FFOM » (forces, faiblesses, opportunités, menaces) permet souvent d’avoir une vue rapide de la situation organisationnelle et d’identifier plus rapidement la problématique à cibler. Voir à ce sujet comment l’ONU utilise le FFOM : http://www.endvawnow.org/fr/articles/1180-analyse-ffom-.html
L’ACTION, soit le « A » de RACE représente le plan de communication dans ses moindres détails, soit le but (par exemple, faire parler de l’organisation, s’attendre à des changements concrets identifiés, etc.), la problématique, les publics-cible, les objectifs spécifiques, la stratégie, bref le plan d’action dans son ensemble. C’est le temps de trouver réponses aux questions « à qui on s’adresse et pour leur dire quoi? ».
Disons que dans ce cas-ci, la problématique identifiée serait d’augmenter la visibilité de l’organisation afin de faciliter le recrutement d’entreprises partenaires où les jeunes délinquants font leurs travaux communautaires puisque le jumelage est parfois difficile à effectuer.
En ce qui concerne les publics-cible, il est très important de bien comprendre à qui on s’adresse afin d’ajuster le message à l’âge, au sexe, aux habitudes, aux comportements, au niveau de scolarité, etc. Une technique intéressante est l’utilisation de « persona », un archétype qui consiste à créer des personnes fictives qui ressemblent aux publics cibles d’une organisation ou d’une entreprise. Peut-être davantage utilisé en communication-marketing (mon hypothèse), cet outil aide à fixer ses priorités et guider ses décisions. Voir à ce sujet « Telus » qui explique ce qu’est un « persona » et comment le créer en 5 étapes faciles: http://www.generationinc.com/marketing/relations-avec-les-clients/cibler-clientele-creer-persona.
Pour ce qui est des objectifs, ces derniers doivent être SMART, soit Simple et Spécifiques (donc un seul but), Mesurables (par un indicateur), Atteignables (avec des étapes précises), Réalistes (avec des moyens précis) et Temporel (avec une date fixée). Ouf! Pas évident de retrouver toutes ces caractéristiques dans chaque objectifs!
Essayons de faire l’exercice avec notre cas fictif où « l’augmentation de 50% du nombre de visites, sur le site Web de l’organisation, dans la section « Partenaires/Entreprises » d’ici avril 2015 » serait Spécifique (nombre de visites sur le site Web dans une section précise), Mesurable (nombre de visites et augmentation de 50%), Temporel (avril 2015). Pour les rendre davantage Atteignables et Réalistes, précisons que cet objectif a déjà été atteint par une organisation similaire en justice alternative au Québec (Réaliste) et que l’organisme utilisera des moyens tels que la publicité massive en entreprise privée, la création d’une infolettre destinée aux entreprises, des entrevues dans les médias écrits/audios/télévisés en lien avec l’actualité en matière de délinquance juvénile, etc. (Atteignable).
La stratégie et le positionnement doivent être congruents avec les fondements de l’organisation, ses valeurs, ses principes. Le message clé doit être succinct et précis afin de convaincre l’entreprise privée de recevoir un jeune chez lui.
Dans notre exemple, l’idée de toucher la corde sensible du parent en entreprise, qui souhaite le meilleur pour le futur de son enfant pourrait être utilisée, dans le style des pancartes « Attention à nos enfants c’est peut-être le vôtre » afin de réduire la vitesse dans les rues. Il faudra entre autres rester vigilant pour ne pas insinuer que leur jeune est peut-être un délinquant…
Le « C » de COMMUNICATION est la mise en œuvre du programme, la partie opérationnelle du plan de communication, avec le calendrier, l’échéancier, les moyens et les outils, la mesure en continue et les ajustements constants afin d’adapter le plan de communication à la réalité terrain.
En ce qui concerne les moyens et les outils, il est important de se demander « quels dispositifs de communication seront les plus pertinents en fonction du message à passer et du public cible auquel ils s’adressent? ». Le budget et les ressources de l’organisation sont aussi à considérer car ils influent grandement sur les moyens disponibles. La refonte du site Web, la création d’un blogue, la publication d’une infolettre, la présence dans les médias sociaux, sont des exemples de moyens possibles. À mon avis, dans notre cas fictif, il faut tenter d’être accessible sur plusieurs plateformes afin de rejoindre autant le directeur d’entreprise traditionnel que le nouveau directeur technologique et dynamique.
Pour l’échéancier, il peut être intéressant de découper le calendrier de 12 mois en différentes phases où l’évaluation du projet, par exemple, à chaque 3 mois, pourrait permettre des ajustements constants afin de ne pas passer à côté de l’atteinte de nos objectifs et d’optimiser la stratégie au fur et à mesure. Un projet pilote pour tester ou un prétest du plan de communication à l’interne est aussi possible.
Finalement, l’ÉVALUATION et la rétroaction consistent à regarder les effets du plan et de la stratégie de communication selon les moyens d’évaluation utilisés. Les sondages de satisfaction des entreprises et des jeunes par exemple, l’analyse du trafic du site Web, le nombre de partage et de commentaires sur un blogue ou autres médias sociaux sont autant d’exemples de moyens d’évaluation.
Aussi utilisée comme source pour ce billet :
http://www.marketingpourpme.org/xwiki2/bin/view/Space_act/cardfSxpPfNko1
Karine Barrette
/ 16 octobre 2014Me basant sur mon expérience dans le milieu communautaire, voici les différents volets que je proposerais à un organisme à but non lucratif.
Une bonne introduction s’avère d’abord importante, car elle permet de bien cadrer le plan que l’on souhaite mettre en place. Ainsi, dès le début, les personnes concernées comprennent l’enjeu, la mise en contexte et les motivations de l’organisation.
Il est ensuite primordial de bien définir les objectifs à atteindre. Par exemple, l’organisation désire-t-elle augmenter son membership en devenant plus visible? S’imposer comme un acteur incontournable auprès de différents partenaires? Accroître sa crédibilité et sa réputation afin d’intéresser certains bailleurs de fond? Il est évident que cette étape orientera grandement la suite du plan de communication.
L’organisation doit également procéder à une analyse de la situation, c’est-à-dire de considérer l’environnement interne et externe dans lequel elle évolue, ainsi qu’identifier les leviers et les obstacles présents.
Il faut aussi identifier précisément l’objet de notre plan, de même que le ou les publics à rejoindre. Pour ce volet central, il est important de se rapporter aux objectifs établis, ceux-ci nous permettant bien cibler le sujet central de notre plan de communication.
L’organisation détermine ensuite l’approche privilégiée. Les valeurs telles que le respect, la justice sociale et la démocratie étant très présentes dans le milieu communautaire, l’organisme devrait choisir un angle de travail s’approchant de cette vision. À titre d’exemple, il serait mal vu pour un organisme à but non lucratif de dénigrer une autre organisation dans ses communications dans le but d’attirer plus de membres, bien que cette stratégie soit fréquemment utilisée par certaines compagnies.
Le volet suivant porte sur les moyens de communication, alors que l’organisme décrit concrètement les actions prévues pour la réalisation du plan. L’échéancier vient ensuite établir le temps estimé de chaque étape.
Les deux autres volets importants du plan sont les ressources et le budget dont dispose l’organisme. En effet, un organisme communautaire a habituellement peu de ressources disponibles, que ce soit au niveau budgétaire ou humain, et cet élément doit être considérer dès le départ. Il y a de forts risques pour que les communications soient élaborées par les employés de l’organisation, qui n’ont pas nécessairement de formation en communication. Aussi, les moyens financiers de l’organisme limitent considérablement l’ampleur des moyens pouvant être utilisés. Le plan de communication doit donc être élaborer en conséquence.
L’évaluation constitue le dernier volet du plan de communication, où l’organisation devra faire le point sur les résultats obtenus. Il est important d’apprendre ses erreurs et de s’adapter selon les situations. Or, comme l’évaluation est souvent le point faible des organismes communautaires, qui ne prennent pas le temps de la faire, il faudra y porter une attention particulière afin que cette section ne tombe dans l’oubli.
Références : Maisonneuve, D. (2010). Les relations publiques dans une société en mouvance. 4e édition. Chapitre 4 : Stratégie de mise en relation. Favoriser une approche inclusive et interactive. Presses de l’Université du Québec, p. 131-132
Gianina Mena
/ 19 octobre 2014Tout d’abord, je aborderai ce mandat à partir d’ une approche dialogique, c’est-à-dire élaborer des stratégies articulant toutes les parties concernées dans le plan de communication en commençant par l’engagement de la Direction afin d’assurer toutes les ressources humaines, documentaires, financières et technologiques pour la mise en œuvre .
La méthode que j’utiliserai pour concevoir tel plan visant la visibilité et le développement du partenariat d’un organisme communautaire serait R.A.C.E. Alors, je consacrerai la première étape à la recherche d’information interne et externe concernant l’organisation (historique, contexte, vision, mission, plan stratégique, parties prenantes, etc.) et je m’appuierai sur des sources déjà existantes (secondaires) et chercherait des donnés manquantes, s’il y a lieu, utilisant de différentes méthodologies telles comme entrevues, sondages, groupes de discussion. Par exemple, des rencontres avec les employés pour connaître la façon de se rapprocher aux partenaires potentiels, ou des entrevues avec d’autres organismes pour connaître leurs stratégies pour développer leur partenariat.
Dans une deuxième étape, je ferai l’analyse des donnés et l’évaluation des risques et opportunités afin d’établir des objectifs, les publics cibles, ainsi que les stratégies d’action et de communication spécifiques par public et les moyens. Cela peut être la formation d’un comité de travail concerté permettant établir des liens avec d’autres organismes au tour d’un sujet d’intérêt commun, l’organisation d’ une activité de portes ouvertes pour faire connaître l’organisme auprès des décideurs, ou un petit-déjeuner avec les médias pour faire faire saillie la contribution de l’organisme dans le milieu.
Suite à la définition de cette étape, je procéderai à la mise en œuvre sur la base d’un calendrier, des ressources et du budget détaillés, et je m’assurai d’établir un processus d’évaluation et de rétroaction qui permettent de contrôler les différentes étapes du plan, faire les ajustements, et finalement obtenir l’impact souhaité.
Andréanne Bérubé
/ 19 octobre 2014Toute entreprise a besoin d’un plan de communication actuel afin de connaître la culture et les valeurs de l’entreprise avant d’entamer sa stratégie de communication. Stratégie et communication sont indissociables, l’élaboration de stratégies est primordiale pour l’atteinte d’un objectif. Pour arriver à développer des stratégies adéquates, il faut mener une recherche pour comprendre les besoins et les attentes des publics de l’organisation afin de bien définir la problématique. Le plan de communication est unique à chaque situation.
Pour commencer, le plan de communication doit contenir une introduction qui définit le mandat et qui décrit la situation actuelle et la situation souhaitée. Il faut donc analyser la situation pour définir les enjeux, les opportunités et les risques pour dresser un portrait de la situation avec ses forces et ses faiblesses.
Par la suite, vous devez déterminer le but et les objectifs à atteindre. Les objectifs doivent être précis, vous pouvez aussi identifier un objectif principal et des objectifs secondaires. Il faut aussi identifier le public-cible. Le public-cible peut être à l’interne ou à l’externe. Par exemple, il se peut que le public cible soit les employés, les actionnaires, les clients, les fournisseurs, les associations ou les médias.
Ensuite, il est temps d’établir votre stratégie de communication et votre stratégie d’action par public. Il faut s’adapter au milieu et trouver les bons outils pour influencer le comportement ou l’attitude de votre public-cible. Vous devez déterminer les moyens de communication, les médias ou les techniques les mieux adaptés pour atteindre les objectifs fixés à chaque public-cible.
Il faut maintenant planifier le temps requis pour réaliser chaque étape du plan, prévoir les ressources humaines, incluant les employés et les fournisseurs internes et externes, et les ressources matérielles requises et établir un budget détaillé qui établit toutes les catégories de dépenses et de revenus prévues pour la réalisation du plan de communication.
Pour conclure, il ne faut pas oublier d’évaluer l’atteinte des objectifs après la mise en œuvre du programme afin de faire des ajustements si nécessaire.
Émilou Larocque-Charrier
/ 21 octobre 2014Dans les publications précédentes, mes collègues ont traités en détails des différentes parties d’une plan de communication efficace. J’aimerais diriger ma réflexion sur l’importance de la chronologie de la démarche. Certaines étapes sont préalables à d’autres et le fait de brûler des étapes peut faire perdre son sens à la démarche.
Mon ancien employeur faisait constamment cette erreur, ce qui créait énormément de confusion au sein de l’entreprise. Plutôt que de définir sa stratégie de communication de façon claire et précise, ce gestionnaire créait des moyens ou tactiques qu’il appliquait instantanément. Dans l’optique d’améliorer la communication interne, ce gestionnaire avait créer un journal interne, un babillard, des rencontres hebdomadaires, etc.
Toutes ces tactiques avaient une certaine valeur mais personne au sein de l’organisation ne comprenaient pour quels motifs nous devions les utiliser. Cette situation illustre l’importance de suivre une démarche rigoureuse et de ne pas sauter des étapes.
De plus, j’aimerais établir une comparaison entre le plan de communication et le processus d’évaluation utilisé en psychoéducation. Le étapes sont très similaires : établir le sujet dans son contexte, émettre des hypothèses, les vérifier, établir des objectifs et les moyens de les atteindre. Une étape cruciale est la vérification de l’atteinte des objectifs, c’est ce qui rend la démarche scientifique plutôt que perceptuelle. Cependant, cette démarche ne peut être linéaire puisque l’environnement subi des changements constamment et que l’on doit sans cesse évaluer les besoins et donc ajuster les objectifs et les moyens de les atteindre.
PaTriciAL
/ 21 octobre 2014J’aime bien ce que tu écris Émilou. C’est concret et vrai ta comparaison entre un plan de communication et les étapes d’un plan d’action ou d’évaluation en intervention.
Il y a beaucoup de gestionnaires qui ont des tactiques réactives sans processus ni stratégie…malheureusement! Espérons que ça changera avec notre arrivée sur le marché de l’emploi en tant que cadres ;)
Sarliji Atputharajah
/ 23 octobre 2014Un plan de communication permet d’établir un lien entre l’organisation et son public. C’est un outil qui permet au groupe cible d’être au courant des divers services qui sont à leur portée. Le plan de communication se fait donc selon les attentes des consommateurs/clients. Ainsi, ces actions tangibles vont permettre d’atteindre les objectifs visées de l’organisation. Voyons ces différents volets dans une organisation fictive. Il s’agit d’une maison de famille qui envisage offrir un service d’aide aux devoirs aux jeunes du secondaire étant donné le manque de services pour ceux-ci, dans le quartier.
1. Bien définir le défi qu’on veut surmonter.
Dans notre cas, le défi est simple vu qu’il serait d’aller solliciter les jeunes allant à l’école secondaire du quartier.
2. Analyser la situation problématique.
Il faut voir les services du quartier, qui sont à leur portée même si elles sont peu nombreuses, de même qu’établir une liste de besoins éprouvées par les jeunes. En établissant une liste de forces et de faiblesses, on peut facilement cerner les données saillantes pour la résolution du mandat.
3. Définir les objectifs précis à la situation problématique.
L’objectif principal serait de soutenir le jeune dans son parcours scolaire. En ce qui concerne les objectifs spécifiques, celles-ci dépendent des moyens de communication.
4. Déterminez le public cible.
Dans notre cas, ce sont les jeunes de l’école secondaire.
(Il est important de viser les personnes visées par les objectifs soulevées.)
5. Énoncez l’axe de communication.
Notre message doit être bien clair et précis. Les jeunes n’aiment pas recevoir trop d’informations en même temps. Il faut donc se limiter au strict minimum.
(Bien rédiger le message qu’on veut passer au public. Il faut dire les choses importantes pour que ceux-ci retiennent le plus d’informations possibles.)
6. Établir une stratégie de communication
L’intervention de terrain est un incontournable chez les adolescents. Les jeunes aiment qu’on passe du temps avec eux. Le bouche à oreille devient alors, un moyen de communication. (L’utilisation des moyens appropriés permettent d’influencer le comportement et la décision du groupe cible.)
7. Moyens pour l’atteinte des objectifs
Il existe divers moyens. Parmi eux, nous avons la distribution de pamphlets, le Facebook, le site internet de l’organisme, etc.
8. Élaborez le message
Il faut que le message soit assez claire et précise pour provoquer un changement au sein du groupe cible. Comme il a été mentionné au point 5, les jeunes n’aiment pas recevoir trop d’information simultanément.
9. Calculez le budget.
On peut facilement établir un plan de communication, mais il est important de savoir si l’organisme a les moyens pour atteindre les objectifs du plan. Il faut donc établir un plan de la situation financière, des ressources matérielles (pour les pamphlets) et des ressources humaines.
10. Évaluation globale
C’est le moment d’ajustement. On s’ajuste aux besoins du groupe cible, de même qu’aux changements de l’organisme. Cette rétroaction permet d’évaluer le plan et apporter les changements nécessaires, au niveau des stratégies, pour solliciter et maintenir le plus de jeunes possibles au nouveau programme.
Cette façon de travailler souligne une logique simple; pour être en mesure de transmettre un message, il faut bien cerner la cible. Ceci dit, le message est conçu différemment selon le contexte. De plus, selon le média par lequel on veut transmettre l’information, les stratégies peuvent se différencier. Ce qui nous amène à dire qu’il faut préalablement définir les objectifs et le cible qu’on désir atteindre. Ainsi, il est essentiel de passer à travers chaque étape du plan afin d’éviter de perdre certains éléments qui peuvent être utiles à l’élaboration du message.
Selon moi, les deux premières étapes sont cruciales dans une rédaction d’un plan de communication. C’est-à-dire qu’il faut bien définir le mandat et étudier la situation problématique. Celles-ci vont faciliter les étapes à suivre. Comme il a été mentionné plus haut, du coup que les objectifs et le groupe cible sont bien cernés, il devient plus facile de s’incliner vers une axe de communication et identifier les techniques en conséquence. Le plan de communication est donc composé d’une série d’opérations, qui commencent par une analyse et une réflexion pour ensuite, se diriger vers une planification, une exécution et un contrôle.
Bechara Helwi
/ 23 octobre 2014Dans n’importe quel type d’organisation, une communication efficace est absolument essentielle pour satisfaire son public et mobiliser ses troupes. A l’apparition d’une problématique quelconque, un plan de communication doit être mis en place afin d’y faire face. L’organisation doit posséder une stratégie de communication claire sur laquelle ce plan devrait se baser. Des objectifs nets et mesurables doivent être établis et le plan de communication aura comme mission de diriger l’organisation vers l’atteinte de ses objectifs. Un plan de communication bien préparer se compose généralement comme suit : Établissement de l’objectif, recherche et analyse, positionnement, établir la liste des moyens nécessaires, organiser un échéancier, prévoir les ressources et le budget et finalement évaluer les résultats.
Prenons par exemple un parti politique à l’approche des élections. C’est un parti qui est très populaire parmi les jeunes. Par contre, ces derniers ne participent pas en grands nombre au processus démocratique. Alors, afin de sortir ce vote, un plan de communication idéal doit se baser sur la méthode AIDA. On cherche à attirer l’attention de ses jeunes, maintenir leur intérêt, générer le désir de changer de comportement et finalement les pousser à agir. Alors, le plan de communication que je suggère est le suivant :
• Établir les objectifs à atteindre : C’est l’étape de base, toutes les actions qui suivront auront un seul but et c’est l’atteinte des objectifs établis. Les objectifs doivent être clairs, atteignables et surtout mesurables. L’objectif de notre plan serait de faire sortir le vote des jeunes le jour des élections.
• Recherche et analyse : il faut une analyse et des recherches approfondies afin de bien définir la problématique, identifier les publics à cibler et avoir une idée du milieu en question. Cela va nous aider à bien comprendre l’enjeu avant de commencer l’action.
• Positionnement : c’est à cette étape que le message qu’on veut faire passer doit être établi. C’est l’idée qui va être communiqué au public et va nous aider à les pousser à changer leur comportement. C’est l’élément qui va définir et diriger les actions de communications. Il faut que le parti politique se donne des airs de jeunesse, il faut faire comprendre aux jeunes que le vote est le seul moyens qui va les aider à changer les choses. Bref, c’est votre vote qui va faire bouger les choses et non simplement votre participation passive.
• Établir les moyens : Ici on rentre dans les aspects plus techniques du plan. Cette étape sert à établir la liste de tous les moyens à notre disposition qui vont servir à atteindre le public cibles. Réunions dans les établissements académiques, publicités téléviser a des heures précises, pancartes et distributions de pamphlets à certains endroits bien ciblés (lieux de rencontres d’étudiants, cegeps, universités etc.), Implication dans des forums de discussions pour les jeunes en ligne, présence accrue sur les réseaux sociaux etc.
• Échéancier : il faut établir un calendrier. Cela permettra de mieux organiser la mise en place du plan de communication. Chaque personne aura une idée claire de son rôle et pourra bien s’organiser afin de l’accomplir a temps. Dans notre cas, l’échéancier est établi par lui-même, soit le jour du vote. Par contre, il faut que le calendrier mis en place soit très bien organisé afin de savoir quels moyens utiliser et quand (début de la campagne, milieu de campagne, dernier sprint etc.)
• Ressources et budget : Afin que le plan soit bien établi, il faut très bien définir les ressources nécessaires pour sa mise en place et établir un budget. Les ressources qu’on aura besoin en termes humain sont les employés de la campagne électorale, les bénévoles, les membres actifs du partie et les fournisseurs. Les autres types de ressources incluent les matériaux électroniques, la documentation, salles de présentation, outils de présentation. Le budget doit être établi en fonction de tous les éléments énumérer plus haut. Il doit inclure toutes les dépenses nécessaires pour la mise en place du plan. Payer les employés, coûts des déplacements, imprimer les documents nécessaires, location des salles, coût de la campagne de publicité etc.
• Évaluation : Comme c’est mentionner plus haut, il est impératif que les objectifs du plan de communication soient mesurables. C’est ici qu’on procède a l’évaluation des résultats afin de savoir si les objectifs ont été atteints et si notre plan été un échec ou un succès. Ce qu’on cherche à avoir en main à la suite de la journée du scrutin c’est les catégories d’âges des gens qui ont votés. on compare ces résultats avec les résultats des élections précédentes pour savoir si notre plan de communication a réussi à faire sortir le vote des jeunes ou non.
Marie Kettely Jean Baptiste
/ 24 octobre 2014Un plan de communication est une suite ordonnée de décisions et d’opérations qui visent essentiellement à structurer le cheminement d’une diffusion de communications, à déterminer les ingrédients d’une campagne communicationnelle et à budgéter les sommes nécessaires à sa réalisation.
Un plan de communication comprend :
Le diagnostic : qui consiste à recueillir et analyser les informations internes et externes. C’est l’étude la plus exhaustive possible de l’information susceptible d’avoit eu et d’avoir un effet direct et indirect sur la communication de l’organisme.
Les objectifs : pour les définir, il faut se poser la question pour savoir les raisons d’un plan de communication et les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, définis dans le temps.
Les cibles : ce sont les destinataires du message, il faut définir avec précision leur profil, définir le message que nous voulons adresser à nos cibles pour atteindre nos objectifs. C’est un message clair, atteignant et séduisant.
Les outils : les outils doivent être choisis en fonction de nos objectifs, nos cibles visées, de notre planning et de notre budget.
Le planning : Choisir le meilleur moment pour communiquer, le bon message, à la bonne personne.
Le Budget : c’est le coût des actions à mettre en place pour atteindre les objectifs fixés à la communication.
A-A Desrochers Beaudet
/ 27 octobre 2014Le plan de communication que l’on retrouve dans une organisation comporte plusieurs volets qui seront présentés dans ce billet. Ma réflexion est appuyée, à titre d’exemple, par la commission scolaire des Mille-Îles. Voici les principaux points de ce plan de communication.
– Recherche et analyse de la situation qui présente les principaux enjeux vécus par l’organisation : les impacts des secteurs d’activité de la commission scolaire sur la population concernée, la diffusion adéquate de l’information importante à tous les publics cibles, etc.
– Précision du public cible : le principal public ciblé comprend les élèves fréquentant les établissements de la commission scolaire et leurs parents ainsi que le personnel de la commission scolaire
– Objectifs: faire reconnaître l’importance ainsi que la pertinence de la présence de la commission scolaire dans la région, spécialement en vue des prochaines élections scolaires.
– Moyens possibles pour réaliser les objectifs : favoriser la propagation d’un discours positif et informé entre les employés de l’organisation, utiliser les médias sociaux pour mieux rejoindre les publics cibles externes, promouvoir les activités de la commission scolaire dans la société, etc.
– Échéancier déterminant les différentes étapes de réalisation : doivent être précis et rapprochés dans le temps puisque les élections scolaires auront lieu bientôt
– Ressources humaines et matérielles nécessaires : dépliants d’information pour les employés, publication officielle dans les journaux et les réseaux sociaux, etc.
– Évaluation des résultats obtenus : élaboration d’un questionnaire ouvert à tous afin de s’informer sur la perception du public des récentes communications faites pas l’organisation
Leocadie DION
/ 28 octobre 2014Communiquer avec efficacité c’est établir un minimum d’organisation dans sa démarche. Pour réussir cet exercice, rien ne vaut le montage d’un plan de communication parfaitement formalisé. Le plan de communication est un processus de planification stratégique spécifiquement conçu pour aider une organisation à se faire connaitre et à vendre ses produits. L’idéal dans une telle démarche c’est de trouver le bon message, a la bonne personne, au bon moment, au bon endroit et sur le bon support. Il se différencie d’une entreprise à une autre en fonction de la valeur, de la culture et de la vision de chaque organisation. Prenons l’exemple d’un service traiteur qui depuis 10 ans offre des repas de qualité a moindre cout et n’a pas un grand nombre de clients. Sa problématique est : comment vendre ses produits. Pour améliorer cette problématique, je propos ce plan de communication dont l’objectif général est de faire la promotion des activités du traiteur. Des objectifs spécifiques découlent de cet objectif global. Il s’agit entre autre de : accroitre la clientèle, se rapprocher d’avantage de celle-ci. Ces différentes actions de communication vont s’articuler en 5 étapes. La première étape concerne l’identification des clients. Je fais référence au cœur de cible et aux clients occasionnels de l’entreprise pour cerner leur besoin réel en matière de restauration. Ensuite, cap sur la zone de chalandise, c’est-à-dire ou passent les clients et ou ils peuvent voir la publicité. La troisième étape va consister à regarder du coté des prescripteurs afin de savoir s’il existe des personnes ou des entreprises qui peuvent conseiller les services a d’autres clients et si et si leurs activités sont liés a la cuisine. L’étape 4 sera focalisée sur la différence entre les menus et les menus des autres services traiteurs et pour que l’accent soit mis sur ce menu différent. Enfin, le message :
La bonne bouffe a bon marché. Par ailleurs, la ventilation de ce message, va s’appuyer sur les moyens suivants :
Le bouche à oreille ;
Les réseaux sociaux tels que facebook, linkerd et twitter;
Les brochures et catalogues;
Les prospectus;
Les dépliants;
Les affichages;
Les annuaires;
Les conférences de presse;
Les encadrés publicitaires dans les journaux;
Le site internet de l’entreprise;
Des séances de dégustation gratuites;
Un Partenariat avec la poste Canada pour la distribution a domicile des brochures, catalogues et dépliants.
L’ensemble de ces actions vont être effectué en fonction d’un budget bien structuré et préalablement établit. Pour terminer, il faut évaluer le plan de façon trimestrielle afin de savoir s’il correspond aux objectifs fixer et procéder a des ajustements si nécessaire.
En définitive, la promotion de produits et services nécessite la mise en place d’un plan d’action ou d’un plan de communication. Il est la garantie absolue du succès s’il est élaboré méthodiquement en fonction de certains principes et de la règle générale.
Landcia Augustin
/ 28 octobre 2014Le but premier d’un plan de communication est maintenir des canaux fluides d’échanges entre l’organisation et les divers publics avec lesquels elle est en relation. Ces échanges sont à prime abord basés sur la confiance mutuelle et doit prendre en compte les attentes et caractéristiques de chaque partie prenante. En effet, le but premier du plan de communication n’est pas de servir les intérêts de l’établissement mais bien une satisfaction mutuelle de part et d’autres. (Holtzhausen, Stratégie de mise en relation)
Pour bien expliquer mon point, prenons l’exemple d’un conseil multidisciplinaire d’un établissement qui n’arrive pas à rejoindre ses membres. Lors des assemblées générales, les membres ne sont pas présents tandis que ce sont des sujets qui les concernent directement. De plus, le conseil a de la difficulté à trouver des membres pour occuper les postes exécutifs. Donc, difficulté à exercer leur mandat. Ce conseil aimerait augmenter leur visibilité, la participation et l’implication des membres le plus possible à leurs activités.
D’abord, je proposerais à ce conseil de faire une recherche sur la problématique réelle. Il faudrait connaître le public qu’on veut atteindre. Dans ce cas-ci, ce sera tous les professionnels de l’établissement. Il faut trouver les raisons pour lesquelles les membres ne sont pas impliqués (exemples de raisons possibles : lieu de la rencontre non accessible, heure de la rencontre, manque de connaissance sur le mandat réel du conseil, emploi du temps chargé, manque d’intérêt, etc.). Donc, nos stratégies d’intervention ne seront pas les mêmes. Ainsi, il sera plus facile de déterminer les enjeux de communication et les opportunités. Pour ce faire, on pourra utiliser des sondages, focus groupes avec des personnes choisies aléatoirement selon les titres d’emploi.
Par la suite, on pourra fixer des objectifs précis, à titre d’exemple, 1- avoir 50% des publics cibles présents lors de l’assemblée générale, 2- que tous les postes de l’exécutif soient comblés. Il faudrait fixer un échéancier pour l’atteinte des objectifs, déterminer les moyens qui seront utilisés dépendamment des résultats de notre recherche (faire de la promotion directement sur les lieux de travail, des affiches, lors des évènements d’envergure, dans les espaces où on sait que les employés sont présents). Déterminer un slogan qui attire, avec un message percutant. Il faut fixer les ressources nécessaires tant au niveau financier, matériel et humain…
Pour terminer, on évaluera l’atteinte des objectifs. Cependant, l’évaluation devra être faite tout le long du processus afin de s’ajuster au besoin, ne pas attendre à la fin du calendrier.
Pascal Labine
/ 28 octobre 2014Communiquer de façon efficace dans une entreprise est primordiale. Prenons comme exemple une organisation publique de la ville comme une bibliothèque de Montréal. En raison du roulement des employés plusieurs fois par jours et par mois, le plan de communication doit être suivit et rester simple dans toutes les prises de décisions.
Le plan de communication doit être une source et une méthode de travail afin de que tous les employés se sentent concerner par les changement et péripéties dans l’entreprise.
• Définir des objectif clair et simple afin qu’ils sont compris par tous les employés sans explications exhaustives.
• La recherche et analyse de la situation doivent être bien documenté afin de comprendre la situation dans laquelle les acteur de l’employés se trouve.
• Le public cible est tous les employés permanent ou à temps partiel qui se trouve dans l’organisation. Il est important de toucher toutes les personnes ayant un lien avec le service au public
• La stratégie globale doit rester simple. Il doit y avoir des gestes et des actions concrètes qui aideront aux decisions prise. Sensibilisé avec des activité en petits groupe et des courtes reunions informative. Communiquées dans le livre d’employés
• Identifier clairement l’échéancier avec un calendrier pour avoir une bonne reference.
• Les personnes ressources et les communiqués seront nécessaires afin d’avoir une bonne référence.
• Rétroaction périodique de la par des employés les plus touchés mais aussi de ceux qui on un oeil peu être plus externe à la situation.